US HR Specialist

Snapscale is looking for an experienced US HR Specialist! This is a critical operations role with direct impact on staff satisfaction, clinic efficiency, and business performance. The right candidate will become a key part of our team and help us scale our mission of delivering affordable healthcare.  

Responsibilities

• Serve as the first point of contact for clinic staff (medical assistants & clinicians) when they have questions about schedules, time off, or pay   
• Coordinate shift coverage for clinic staff during PTO, sick leave, or call-offs   
• Log and enter PTO, track attendance, and manage staff schedules   
• Prepare and submit payroll data through our PEO platform (biweekly)   
• Assist onsite staff in tracking and ordering of office & medical supplies for each location   
• Escalate complex or sensitive HR issues (e.g., disciplinary action, policy disputes) to PEO for assistance, while including leadership  
• Track key client renewal dates and prepare employer reports   
• Conduct patient outreach for failed payments, missing registration items or incomplete forms  
• Assist with job postings and interview scheduling   
• Respond to routine internal or patient-facing questions   
• Help document and maintain internal SOPs  

Perks

• Health Maintenance Organization (HMO)
• Competitive pay
• Government-mandated benefits
• 13th month pay
• Night differential pay
• Internet allowance
• Perfect attendance bonus
• Weekly account commission
• Yearly salary increase
• Opportunities for career growth and development
• Fun and supportive working environment

• Excellent spoken and written English   
• Prior HR experience supporting US based companies, ideally in healthcare or operations   
• Highly organized, detail-oriented & proactive in identifying and solving problems   
• Strong interpersonal skills and ability to manage internal team dynamics professionally
• Proficient with Google Workspace, Canva, and basic CRM tools, healthcare records, and billing software   
• Happy by Nature  
• Quick learner and highly trainable